Déclaration de protection des données

1 Dispositions générales

1.1 But de la déclaration de protection des données

La présente déclaration de protection des données décrit les données personnelles collectées par SERAFE AG (SERAFE AG, Case postale, 8010 Zurich), la finalité du traitement de ces informations et les services d'où proviennent les données personnelles. Lorsqu'elle traite des données personnelles, SERAFE AG respecte les dispositions légales en vigueur en matière de droit de la protection des données ainsi que les dispositions légales spéciales qui lui sont applicables. L'ensemble des collaborateurs de Serafe sont soumis au devoir de confidentialité et ont signé en conséquence une convention de confidentialité lors de leur embauche.

1.2 Mandat légal de SERAFE AG

En acceptant la révision de la loi sur la radio et la télévision (LRTV) le 14.06.2015, le corps électoral suisse a approuvé un changement de système en passant d'une redevance de réception dépendante de la possession d'un appareil de réception à une redevance des ménages indépendante de la possession d'un appareil de réception. Dorénavant, chaque ménage en Suisse recevra des factures périodiques indépendamment de la déclaration de possession d'une radio ou d'un téléviseur. Sont exonérés du paiement de la redevance exclusivement :

les bénéficiaires de prestations complémentaires à l'assurance-vieillesse, survivants et invalidité, à leur demande ;
les diplomates ;
les personnes sourdes-aveugles, à leur demande.

La redevance des ménages sert à financer le mandat de prestations de la Confédération en matière de radio et de télévision. Sur mandat de l’Office fédéral de la communication (OFCOM), SERAFE AG est depuis le 01.01.2019 le nouvel organe de perception et, en cette qualité, envoie les factures, détermine les ménages et personnes exonérés de la redevance, reçoit les paiements et, si nécessaire, notifie des rappels et engage des poursuites.

2 Traitement des données personnelles

2.1 Quelles sont les données vous concernant que nous traitons ?

Serafe traite exclusivement les données personnelles prévues par la LRTV. Elle obtient ces informations notamment des registres des habitants des cantons et des communes ainsi que du système d'information Ordipro du Département fédéral des affaires étrangères (DFAE). En outre, elle traite toutes les données fournies par les clients lors de demandes d'exonération et dans le cadre de toute autre communication.

Dans les cas prévus par la loi (exonération PC et surdicécité), SERAFE AG traite en outre des données sensibles permettant de tirer des conclusions sur la santé d'une personne ou les mesures d'aide sociale accordées à celle-ci.

2.2 À quelles fins traitons-nous vos données personnelles et d'où proviennent les informations ?

2.2.1 Perception de la redevance des ménages

Les cantons et communes sont tenus de fournir mensuellement à SERAFE AG les données suivantes relatives aux ménages et aux personnes qui les composent :

numéro d'assuré au sens de l'art. 50c de la loi fédérale du 20.12.1946 sur l'assurance-vieillesse et survivants (LAVS) ;
numéro attribué par l'office à la commune et nom officiel de la commune ;
identificateur de bâtiment selon le Registre fédéral des bâtiments et des logements (RegBL) de l'office ;
identificateur de logement selon le RegBL, ménage dont la personne est membre et catégorie de ménage ;
nom officiel de la personne et autres noms enregistrés à l'état civil ;
totalité des prénoms cités dans l'ordre exact ;
adresse et adresse postale, y compris le numéro postal d'acheminement et le lieu ;
date de naissance et lieu de naissance ;
sexe ;
établissement ou séjour dans la commune ;
commune d'établissement ou commune de séjour ;
en cas d'arrivée : date, commune ou État de provenance ;
en cas de départ : date, commune ou État de destination ;
en cas de déménagement dans la commune : date ;
date de décès.

Une personne est définie par notre système comme destinataire de la facture (débiteur). Les factures de la redevance des ménages sont adressées et envoyées au débiteur. Si la redevance des ménages n’est pas acquittée, SERAFE AG peut envoyer des rappels au débiteur et, s’ils demeurent sans effet, engager des poursuites. Tous les membres du ménage solidairement responsables de la redevance peuvent toutefois être poursuivis.

2.2.2 Détermination des personnes exonérées

En outre, SERAFE AG obtient tous les mois des données issues du système d'information Ordipro du Département fédéral des affaires étrangères (DFAE). Ces données sont nécessaires à la détermination des diplomates exonérés de la redevance. Conformément à la LRTV, les données suivantes doivent être communiquées à SERAFE AG :

nom et prénom ;
adresse ;
date de naissance ;
données concernant les cartes de légitimation ;
numéro AVS au sens de l'article 50c de la loi fédérale du 20.12.1946 sur l'assurance vieillesse et survivants (LAVS).

SERAFE AG utilise ces informations pour pouvoir déterminer quels ménages sont exonérés de la redevance en raison du statut de diplomate d'un membre.

Pour examiner les demandes d'exonération des bénéficiaires de PC et des personnes sourdes-aveugles, SERAFE AG traite toutes les données fournies par les clients requérants. Afin de pouvoir déterminer si une personne est exonérée de la redevance des ménages en sa qualité de bénéficiaire de PC, Serafe est également autorisée à traiter des données sensibles permettant de tirer des conclusions sur la santé d'une personne ou les mesures d'aide sociale accordées à celle-ci.

2.2.3 Communication avec le client

Pour toute question ou requête, vous pouvez joindre SERAFE AG à tout moment par téléphone, e-mail, via notre formulaire de contact sur notre site Web ou par courrier postal. SERAFE AG n’utilise les données que vous lui communiquez dans ce cadre que pour traiter efficacement vos demandes, pour des raisons de preuve et de documentation ainsi qu'à des fins de formation.

Lorsque vous nous appelez, l'entretien est enregistré pour des motifs de formation et de preuve. Vous êtes informé de l'enregistrement avant le début de l'entretien par un message enregistré. En entamant l'entretien, vous consentez à ce qu'il soit enregistré.

2.2.4 Cookies

Notre site Web utilise des cookies temporaires (appelés "cookies de session") permettant d’activer certaines fonctionnalités (par ex. le formulaire de contact). Les cookies sont des fichiers individuels (par ex. un numéro de série) que notre serveur ou un serveur de nos prestataires de services transmet à votre système à l’occasion de la consultation de notre site. Votre système (navigateur, mobile) accepte et stocke ces fichiers jusqu'au délai d'expiration prédéfini. Lors de chaque consultation successive, votre système transmet ces codes à notre serveur ou au serveur du tiers. Cela vous permet d’être reconnu, même si votre identité est inconnue. Grâce aux cookies que nous utilisons, nous nous assurons par exemple que vous puissiez passer d'une page à l'autre sans perdre les données saisies dans le formulaire. Vous pouvez paramétrer votre navigateur afin de bloquer certains cookies ou afin de supprimer les cookies existants ainsi que d’autres données enregistrées dans le navigateur. Nous attirons votre attention sur le fait que notre site Internet peut également être visité avec les cookies désactivés. Dans ce cas, il se peut toutefois que vous ne puissiez plus bénéficier d’un certain nombre de fonctionnalités disponibles sur notre site.

2.3 Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

Nous conservons les données personnelles vous concernant que nous obtenons de la part de tiers ou de votre part aussi longtemps que nous en avons besoin pour des raisons de preuve, en cas d'intérêt légitime prépondérant ainsi que pour respecter les obligations de documentation et de conservation. La conservation est notamment nécessaire à SERAFE AG pour accomplir son mandat légal, à savoir la perception de la redevance des ménages et l'obligation de conservation des documents pendant un délai de 10 ans prévue par le droit commercial. Serafe conserve les factures pour la redevance des ménages ainsi que les informations sur le ménage et ses membres au moins pendant le délai de prescription légal de la redevance des ménages. Ce délai est de cinq ans et court à compter de l'exigibilité de la redevance (art. 59, al. 3 ORTV). Ces données continuent d'être conservées même au-delà du délai de prescription de cinq ans, dès lors que cela est nécessaire

pour l'accomplissement des obligations contractuelles et légales de conservation et de documentation (comme notamment l'obligation de conserver les documents pendant dix ans conformément à l'art. 958f, al. 1 CO à laquelle est soumise SERAFE AG) ;
pour la réalisation d'actes de défaut de biens (le délai de prescription est de 20 ans à compter de la délivrance) ;
pour faire valoir des créances impayées ;
pour des raisons de preuve ou
en cas d'intérêt légitime prépondérant.

Nous conservons les données personnelles que vous nous communiquez par courrier postal, par e-mail ou lors d'entretiens téléphoniques aussi longtemps que nous en avons besoin pour la perception de la redevance, pour des raisons de preuve, en cas d'intérêt légitime prépondérant ou pour l'accomplissement d'obligations légales et contractuelles de conservation. Si des données sont encore nécessaires, mais que l'identification de la personne concernée n'est plus requise, tout lien avec la personne est supprimé par des mesures appropriées.

3 Communication de données

3.1 Faisons-nous appel à des sous-traitants pour le traitement de vos données personnelles ?

SERAFE AG a recours à des mandataires pour accomplir son mandat légal et pour la communication avec les clients. Elle a conclu des contrats avec ces mandataires afin de garantir que ces derniers traitent les données personnelles exclusivement aux fins de SERAFE AG, à savoir la perception de la redevance des ménages, et que ces données soient en outre protégées par des mesures techniques et organisationnelles appropriées. Les mandataires sont en outre soumis à une obligation de confidentialité par contrat.

3.2 Transférons-nous vos données personnelles également vers l'étranger ?

SERAFE AG traite les données personnelles principalement en Suisse. Si des données personnelles sont transférées vers l'étranger, SERAFE AG veille à ce que le pays destinataire dispose d'une législation appropriée en matière de protection des données. Si tel n'est pas le cas, la protection des données est garantie par la conclusion de clauses contractuelles types de l'UE. Le prestataire de services informatiques de SERAFE AG a une filiale sise à Auckland en Nouvelle-Zélande. Les collaborateurs de cette filiale doivent avoir accès aux systèmes de SERAFE AG en Suisse notamment pour des prestations d'assistance et de maintenance, mais également pour d'autres travaux, et peuvent ainsi avoir accès aux données personnelles. Il s'agit donc d'une communication des données à l'étranger. La Nouvelle-Zélande est un pays disposant d'une protection des données appropriée de sorte que vos données personnelles sont également suffisamment protégées par la loi locale en vigueur.

4 De quelle façon protégeons-nous vos données personnelles ?

Vos données sont protégées contre les accès non autorisés, les modifications, les suppressions ou tout autre traitement. A cet effet, nous avons non seulement installé des mesures techniques dans nos systèmes, mais également mis en œuvre des mesures organisationnelles dans l'ensemble de notre entreprise. Le système de gestion de sécurité de l'information employé par la SERAFE AG est certifié ISO 27001:2013.

5 Quels sont vos droits et comment pouvez-vous les invoquer ?

Vous avez le droit d'exiger de notre part des informations sur les données vous concernant que nous traitons. Vous avez en outre le droit de faire rectifier, effacer ou détruire des données fausses et inutiles. Nous pouvons cependant refuser la rectification, l'effacement ou la destruction des données, si nous avons un intérêt légitime prépondérant à poursuivre leur traitement tel quel et notamment lorsque nous devons les conserver pour des motifs légaux ou contractuels. Nous attirons en outre votre attention sur le fait que Serafe obtient la majeure partie de vos données à partir de registres externes, notamment les registres des habitants des cantons et des communes et Ordipro du DFAE.

SERAFE AG n'est pas autorisée à rectifier ou effacer ces données. Si vous exigez en conséquence la rectification, l'effacement ou la destruction de données issues des registres des habitants ou d'Ordipro, nous vous prions de vous adresser directement au registre concerné. Pour faire valoir vos droits, nous vous prions d'adresser un courrier à l'adresse suivante :

SERAFE AG
Case postale
8010 Zurich

6 Modification de la présente déclaration de protection des données

SERAFE AG est susceptible d'adapter la présente déclaration de protection des données en tout temps et sans préavis. La version actuelle publiée sur le site www.serafe.ch s'applique. En cas de contradictions entre les diverses traductions de la présente Déclaration relative à la protection des données, la version en allemand fait foi. Dans la mesure où la déclaration de protection des données fait partie d'un accord passé avec vous, Serafe vous informera, dans le cas d'une mise à jour, de la modification apportée par e-mail ou par d'autres moyens appropriés.